Les contacts sont dédoublonnés automatiquement au moment de l’import dans Digitaleo, qu’ils soient importés dans un fichier ou saisis un-à-un dans l’interface.
Pour que nous puissions effectuer ce dédoublonnage, il est primordial de choisir dès l’ouverture de votre compte, la clef sur laquelle vous souhaitez vous baser pour dédoublonner vos contacts.
Quels sont les données comme clef de dédoublonnage ?
Exemple de clef de dédoublonnage : [41A251]
La référence client est la clef préconisée car elle vous offre l’assurance d’un critère unique et immuable.
Si vous utilisez un CRM, c’est le meilleur critère pour conserver une base de données conforme.
Si votre fichier client dispose déjà d’une référence, il vous suffit de l’importer tel quel.
Sinon, vous pouvez ajouter une colonne “référence” à votre fichier que vous ferez correspondre avec le champ “référence” sur Digitaleo. Vous devrez ensuite simplement veiller à inclure une référence unique par contact lors chaque nouvel import.
Attention :
- si vous attribuez 2 références différentes à un même contact, ce contact sera alors créé 2 fois.
- si vous attribuez une référence déjà existante à un nouveau contact, ce dernier écrasera le contact auquel elle était précédemment associée.
Bien que fortement préconisée, cette clef n’est pas sélectionnée par défaut sur votre compte afin de ne pas vous imposer l’ajout d’une référence client si vous n’en utilisez pas encore.
Exemple de clef de dédoublonnage : [johndoe@gmail.com0601020304]
Cette clef sera la clef sélectionnée par défaut sur votre compte si vous n’en avez pas choisie une autre.
Elle vous permet de ne pas créer de fiche supplémentaire pour un contact dont le combo “adresse email + le N° de téléphone mobile” existe déjà dans votre base de donnée.
La présence d’au moins un des deux critères, téléphone mobile ou email, sera obligatoire pour que le contact soit créé.
Nous vous recommandons vivement de systématiquement importer les deux. En effet, le contact ne sera dédoublonné que si les 2 critères, email + mobile, sont rigoureusement identiques.
En revanche, si un contact est importé :
– avec un email déjà existant en base mais un N° de mobile différent
ou bien
– avec un N° de mobile déjà existant en base mais une adresse email différente,
alors une seconde fiche sera créée pour ce contact puisque la clef de dédoublonnage sera différente.
Par exemple, Monsieur Pierre Dupont pourra être enregistré 2 fois dans votre base s’il fournit 2 fois le même N° de mobile mais une adresse email différente :
– Pierre Dupont – 0605040302 – PierreAdressePerso@gmail.com
– Pierre Dupont – 0605040302 – Pierre.Dupont@monadressepro.fr
ou s’il est importé 2 fois avec la même adresse email mais un N° de mobile différent :
– Pierre Dupont – 0605040302 – pierre.dupont@gmail.com
– Pierre Dupont – 0702030203 – pierre.dupont@gmail.com
De la même manière, un doublon sera créé si la saisie n’est pas rigoureusement identique (faute de frappe dans le N° de téléphone ou l’adresse email par exemple) ou si l’un des deux critères était manquant lors du 1er import :
– Pierre Dupont – – pierre.dupont@gmail.com
– Pierre Dupont – 0605040302 – pierre.dupont@gmail.com
Dès lors que vous aurez choisi cette clef de dédoublonnage, chaque contact devra contenir au moins une adresse email ou un numéro de téléphone mobile pour pouvoir être importé.
Chaque contact ne disposant ni d’une adresse email ni d’un N° de téléphone mobile sera ignoré lors de l’import. Un message d’erreur vous en informera.
Exemple de clef de dédoublonnage : [johndoe@gmail.com]
Tous vos imports seront dédoublonnés sur la base de l’adresse email du contact.
Chaque nouvel import avec le même email viendra écraser le précédent.
La présence d’une adresse email correctement orthographiée sera obligatoire pour que le contact soit créé.
Par exemple :
– import 1 : John Doe – 0602030405 – johndoe@gmail.com
– import 2 : Johnny Le Doe – 0702020210 – johndoe@gmail.com
Seul l’import 2 sera conservé : les données John Doe – 0602030405 seront écrasées par les données Johnny Le Doe – 0702020210
Exemple de clef de dédoublonnage : [0601020304]
Tous vos imports seront dédoublonnés sur la base du numéro de téléphone mobile du contact.
Le numéro de téléphone mobile sera donc obligatoire pour que le contact soit créé.
Chaque nouvel import avec le même numéro de mobile viendra écraser le précédent.
Par exemple :
– import 1 : John Doe – 0602030405 – johndoe@gmail.com
– import 2 : Johnny Le Doe – 0602030405 – johnnyledoe@monadressepro.fr
Seul l’import 2 sera conservé : les données John Doe – johndoe@gmail.com seront écrasées par les données Johnny Le Doe – johnnyledoe@monadressepro.fr
Exemple de clef de dédoublonnage : [johndoe@gmail.com02990102030601020304]
Les lignes de contacts pour lesquels les champs email, fixe et mobile sont vides ne seront pas importées.
Vos contacts seront dédoublonnés sur la base de ces 3 données saisies de manière rigoureusement identique.
Si le contact se présente à nouveau mais avec l’une de ces trois données saisie différemment (ou présente alors qu’elle était absente lors de l’import précédent) alors une nouvelle fiche sera créée pour ce contact.
Par exemple :
Cas 1 :
– Import 1 : john.doe@monemail.fr – 0299010203 – 0601020302
– Import 2 : john.doe@monemail.fr – 0299010203 – 0601020302
==> le contact sera bien dédoublonné et n’apparaîtra qu’une seule fois en base.
Cas 2 :
– Import 1 : john.doe@monemail.fr – – 0601020302
– Import 2 : john.doe@monemail.fr – 0299010203 – 0601020302
==> une 2ème fiche sera créée pour ce contact car la clef de dédoublonnage affiche des données différentes (pas de valeur “téléphone fixe” saisie lors du 1er import).
Cas 3 :
– Import 1 : john.doe@monemail.fr – 0299010203 – 0703020503
– Import 2 : john.doe@monemail.fr – 0299010203 – 0601020302
==> une 2ème fiche sera créée pour ce contact car la clef de dédoublonnage affiche des données différentes (numéro de mobile différent).
C’est pourquoi il est primordial, si vous choisissez cette clef de dédoublonnage, de disposer systématiquement des 3 données email + fixe + mobile lorsque vous importez ou créez un par un de nouveaux contacts.
Exemple de clef de dédoublonnage : [email + fixe + mobile] + [adresse complète + code postal + ville]
Pour pouvoir être importé, votre contact devra contenir a minima l’un des 3 critères email, fixe ou mobile + une adresse postale complète.
Chaque différence de saisie sur cette dernière (par exemple “St-Malo” à la place de “Saint-Malo” ou “31 avenue Lamartine” au lieu de “31, av Lamartine”) générera la création d’une nouvelle fiche contact même si tous les autres critères sont identiques.
Cette clef de dédoublonnage n’est pas préconisée en dehors des solutions d’envoi de documents vers une adresse postale. Vos adresses postales devront alors respecter une nomenclature normalisée pour limiter au maximum le risque de doublon.