Vérifiez que votre base de contacts contienne bien le champ date dont vous aurez besoin pour définir la date d’envoi de votre message.

Pour cela, rendez vous sur la page contacts puis sur l’onglet “paramètres” pour retrouver vos champs existants et si nécessaire en créer de nouveaux :

Vos nouveaux champs au format date apparaîtront sur chacune de vos fiches contacts.

Il ne vous reste plus qu’à importer l’information souhaitée, concernant chaque contact, dans ce nouveau champ (date d’anniversaire, de souscription, de révision annuelle…).
Cette information doit donc être contenue, sur une colonne spécifique, dans le fichier de contacts que vous allez importer.

Par exemple :

Dans cet exemple, la colonne F “Date de RV” ira incrémenter les données dans le champ “Date de RV” que vous venez de créer sur Digitaleo.
Ainsi, si vous programmez une campagne avec un envoi par an à la date de RV, Sophie Dupont recevra votre message tous les ans le 31/05/2021, Véronique Lantier le recevra le 07/06/2021 etc.

En résumé :
1) créez le champ sur Digitaleo s’il n’existe pas encore (voir l’animation ci-dessus).
2) importez l’information voulue pour chaque contact si elle n’est pas déjà présente dans votre base. Pour cela, importez vos contacts avec la colonne correspondant au nouveau champ et la date souhaitée remplie dans cette colonne pour chaque ligne de contact.

Construisez votre campagne comme à l’accoutumée jusqu’à l’étape 6 où vous sélectionnerez “Je souhaite faire un envoi à déclenchement automatisé” :

Dans les options d’envoi, vous pouvez gérer :

– Le choix de la date d’envoi en sélectionnant le champ pertinent. Seuls les champs au format « date » présents dans votre base apparaîtront dans ce menu déroulant.

– La récurrence :

• Date exacte : votre message sera envoyé uniquement à la date du champ sélectionné.
• Tous les ans : votre message sera envoyé chaque année, en prenant en compte le jour et le mois de la date sélectionnée.
• Tous les mois : votre message sera envoyé chaque mois, en prenant en compte le jour de la date sélectionnée.

– Le moment de l’envoi par rapport à la date contenue dans le champ (N jours après ou avant l’échéance) et l’horaire.

– Les jours de la semaine sur lesquels vous acceptez de communiquer.

Exemple N°1 : Vous souhaitez envoyer un sms pour souhaiter un joyeux anniversaire à chacun de vos contacts.

Vous devez disposer d’un champ “date de naissance” ou “date d’anniversaire” correctement rempli dans votre base de donnée et idéalement des champs “prénom” ou “civilité” + “nom” pour personnaliser votre message.
Optez pour la récurrence “tous les ans” pour que vos contacts reçoivent le message chaque année pour leur anniversaire.

Exemple N°2 : Vous voulez envoyer un email de rappel pour que vos clients renouvellent leur abonnement au bout d’un an, en leur laissant un mois pour le faire.

Vous devez disposer :
– soit d’un champ contenant leur date de souscription puis programmer une campagne automatisée en sélectionnant ce champ et “envoyer le message 330 jours après” dans les options.
– soit d’un champ contenant la date de renouvellement prévue puis programmer une campagne automatisée en sélectionnant ce champ et “envoyer le message 30 jours avant” dans les options.
– soit d’un champ contenant directement la date exacte à laquelle le message de rappel doit partir (date de souscription + 11 mois)

Exemple N°3 : Vous souhaitez envoyer un rappel mensuel à vos collaborateurs pour qu’ils pensent à valider leurs notes de frais.

Ajoutez un champ “date de rappel”* à votre base de contacts. Importez vos contacts avec une colonne “date de rappel” contenant pour chaque contact la date à laquelle il devra recevoir le message. Optez pour la récurrence “tous les mois” lors de la programmation.
(*vous pouvez bien sûr nommer le champ autrement)